آموزش وردپرس قالب وردپرس قالب رايگان وردپرس درس وردپرس
آموزش نکات و ترفندهای فرآیند ساز نینتکس (Nintex Workflows)
نحوه استفاده از React.js در شیرپوینت
فروردین ۱۶, ۱۳۹۶
خطاهای احتمالی در نصب شیرپوینت ۲۰۱۶
خرداد ۲۷, ۱۳۹۶

آموزش نکات و ترفندهای فرآیند ساز نینتکس

نکات و ترفندهای فرآیند ساز نینتکس

نکات و ترفندهای فرآیند ساز نینتکس

نرم افزار فرایندساز نینتکس یکی از  ابزارهای ساخت و مدیریت فرآیندها در شیرپوینت می باشد.
بعد از چندین سال تجربه در پیاده سازی فرآیندها با نینتکس و شیرپوینت، نکات و ترفندهایی را برای توسعه دهندگان نینتکس آماده کرده ایم. رعایت نکات زیر در هنگام پیاده سازی، خطایابی و سرعت توسعه را افزایش میدهد.
از طریق لینک زیر می توانید این مقاله را به صورت کامل در یک فایل PDF دانلود نمایید :


این نکات و ترفندها عبارتند از:
1برچسب گذاری مناسب
یک فرآیند خوب و کارآمد، فرآیندی است که به خوبی مستند شده باشد و بتوان گام های بعدی فرآیند را دنبال کرد. همچنین اگر کاربر دیگری قصد توسعه آن را داشت،به راحتی متوجه روند کار شود. یکی از بهترین راه ها برای این کار استفاده ازعنوان و توضیح مناسب برای هر اکشن است.
هر اکشن چهار برچسب دارد که در Workflow Designer قابل ویرایش می باشد:
(Action title (top
Left text
Right text
Bottom text
Labale
شما می توانید به راحتی با کلیک بر روی هر کدام از اکشن ها، توضیحات مورد نظر خود در جای مناسب درج کنید.
2بکاپ گیری به کمک Export
در فرآیند ساز Nintex از گزینه Export برای کپی کردن یک فرآیند از محیطی به محیط دیگر استفاده میشود.
با Export فرآیند فایلها با پسوند .nwf با حجم بسیار کمی ذخیره می شوند، و به راحتی می توان آن را ایمیل کرد و یا در جای دیگر کپی کرد. از آنجا که فایلها آنقدر کوچک هستند، بسیاری از آنها را میتوان به مدت طولانی در یک فایل ذخیره کرد.
export in nintex
یکی دیگر از استفاده های Export، تهیه پشتیبان از فرآیند می باشد.
بهترین عمل در هنگام طراحی فرآیند این است که از نسخه فعلی فرآیند، قبل از هرگونه تغییرات عمده یک نسخه‌ی پشتیبان تهیه کنیم. این کار تضمین می کند که طراحان فرآیند می توانند در صورت تمایل فرآیند را به نسخه‌های قبلی بازگردانند. فایل تهیه شده به کمک Export میتواند در یک پنجره مرورگر جداگانه، به منظور مقایسه ی دو طرفه باز شود. بهتر است برای یکپارچگی مستندات و نسخه بندی مناسب، الگوی نام گذاری مناسبی برای فایل های پشتیبان داشته باشیم. بدین صورت که با هر اکسپورت کردن فایل به صورت زیر هر فایل را نامگذاری کند. (به عنوان مثال، WorkflowName_VersionNumber_ Date_Time.nwf).
3نام مناسب برای متغیرها
متغیرهای فرآیند(Workflow Variables)، برای نگهداری موقت اطلاعات در هنگام اجرای فرآیند استفاده میشوند. طراحان فرآیند می توانند به تعداد مورد نیاز خودشان متغیر تعریف کنند. برای این کار می توانند در ریبون بالای صفحه در قسمت تنظیمات از گزینه ی Workflow variable استفاده کنند همچنین برای پیکربندی هر اکشن در همان قسمت می توانند یک متغیر تعریف کنند.
تعداد زیاد متغیر های ساخته شده در یک فرآیند می تواند دردسر ساز باشد. برای یک راه خوب برای سازمان دهی این متغیر ها و دست یابی سریع به آنان می توانید به صورت زیر عمل کنید:
نمونه مثال نام گذاری متغیر ها: (نوع متغیر – نام متغیر)
  • متن تک خطی – txtFullName
  • شماره -  numDaysOffRequested
  • تاریخ و زمان - dtStartDate
  • شخص یا گروه – pgContractApprovers
  • عدد صحیح - intLoopCounter
  • Collection - colltemsImpacted
variable
4درج اکشن در صفحه فرآیند
اضافه کردن یک اکشن در فرآیند آسان است و یکی از دلایل آن اولویت ها و سلایق شخصی است. طراحان فرآیند می توانند یکی از دو گزینه زیر را برای اضافه کردن اکشن ها به فرآیند انتخاب کنند.
  • طراحان می توانند یک اکشن را از منوی مربوط به اکشن های فرآیند واقع در سمت راست یا چپ کشیده و در هر نقطه ممکن در محیط طراحی فرآیند مورد نظر رها سازند.
  • همچنین اکشن ها می توانند با کلیک بر روی نقطه های رها سازی اکشن ها و انتخاب گزینه ایجاد اکشن از داخل منو و سپس انتخاب اکشن مورد نظر از منوهای دسته بندی شده اضافه شوند.
اگر شما از دسته و یا مجموعه شامل اکشن خاصی مطلع نیستید، از گزینه جستجو در بالای منوی اکشن های فرآیند استفاده کنید. بلافاصله که شما شروع به تایپ متنی شامل اسم اکشن مورد نظر کنید منوی اکشن ها بصورت اتوماتیک اکشن هایی که میتوانید از آن استفاده کنید را به شما برمیگرداند. Capture Capture1
5انتقال یک وظیفه(Task) از کاربر غیرفعال به کاربر فعال
اگر یکی از کارکنان سازمان را ترک کند، چه اتفاقی بر سر فرآیندهای سازمان می افتد؟
در زمان غیبت آنها وظیفه های جدید واگذار شده به ایشان چه می شوند؟
برای این گونه مشکلات می توان به راحتی با یک فرآیند ساده در نینتکس این مشکل را حل کنیم.
ادمین شیرپوینت میتواند با فعال کردن گزینه " Long Term Delegation Site Administrators " در تنظیمات نینتکس این مشکل را حل کند. ( به طور پیش فرض این گزینه غیرفعال است.)
مراحل زیر را دنبال کنید:
  1. به قسمت SharePoint Central Administration بروید.
  2. به بخش Nintex Workflow Management بروید.
  3. بروی لینک "Global settings" کلیک کنید.
  4. در پایین صفحه به دنبال گزینه "Site Administrators Long Term Delegation" باشید.
  5. در تنظیمات قسمت "Allow site administrators to set longterm delegation for other users:" به گزینه ی Yes تغییر دهید.
  6. دکمه Ok را بزنید.
با این تنظیمات ادمین سایت می تواند فرآیند را از یک کاربر غیرفعال را به یک کاربر جدید واگذار کند.
6واگذاری موقت وظیفه به کاربر دیگر
در صورتی که فردی در یک سازمان به مرخصی یا تعطیلات برود فرآیندهای سازمان باید همچنان ادامه یابد و به جلو پیش برود. در مورد فرایندهای اتوماتیک هم همین اتفاق خواهد افتاد و در نبود کاربر باید فرایندها انجام شوند.
نینتکس فرآیندساز یک گزینه برای واگذاری وظیفه جدید به کاربر دیگر در غیاب کاربر اصلی، پیش روی شما می گذارد.
(تفاوت این گزینه با گزینه ی قبلی "Long Term Commitment" این است که در حالت قبل به طور کلی فرایند مربوط به کاربر به کاربر دیگری انتقال می دادیم. ولی در اینجا به طور موقت در بازه ی زمانی خاصی به فرد دیگری تحویل می دهیم.)
گزینه‌ی Task Delegation به کاربر این اجازه را میدهد تا وظیفه جدیدی به همکار دیگری در یک زمان خاصی تخصیص دهد. به این طریق کاربران می توانند مشخص کنند که در غیاب آن ها چه کسی، در چه بازه ی زمانی، و در چه محدوده ای از اختیارات به فرایندهای سازمان دسترسی داشته باشد.
مراحل زیر را دنبال کنید:
  1. بر روی نام کاربری خود در شیرپوینت کلیک کنید.
  2. در منو به گزینه ی Nintex Workflow 2013 بروید و سپس "Task Delegation" را انتخاب کنید.18
  3. بر روی لینک "Delegate tasks to a user between specific dates" کلیک کنید.
  4. در صفحه ی باز شده ی Add Delegation اطلاعات زیر را مشاهده می کنید. به ترتیب زیر عمل کنید:
  5. From the beginning of - برای تعیین شروع تاریخ واگذاری وظیفه. می توان از date picker برای انتخاب تاریخ کمک گرفت.
  6. Until the end of – تاریخ پایان واگذاری وظیفه. می توان از date picker برای انتخاب تاریخ کمک گرفت.
  7. Delegate to – کاربری که واگذاری به آن صورت می گیرد. بر روی گزینه lookup می توان کلیک کرد و کاربر مورد نظر خود را سرچ کنید.
  8. Scope – اطمینان از واگذاری وظیفه فقط در همین سایت.
  9. برای ذخیره بر روی ok کلیک کنید.
3
7اجرای فرآیند
پس از طراحی و تنظیمات فرآیند به مرحله ی Save و Publish و اجرای آن میرسیم. هر فرآیند می تواند به روش های مختلفی اجرا و run شود: - دستی
- با اجرای یک آیتم خاص یا
- .تغییر یک آیتم خاص.
یک تنظیم شناخته شده برای شروع فرآیند start option Conditional می باشد. این گزینه نیاز به یک شرط دارد که اگر شرط بر قرار بود فرآیند اجرا می شود در غیر این صورت هرگز اجرا نمی شود. مراحل زیر را دنبال کنید:
  1. Workflow designer را باز کنید.
  2. در ریبون منو بر روی تنظیمات فرآیند کلیک کنید.
  3. با حرکت موس به پایین گزینه ی " start when items are created" یا "start when items are modified" مشاهده می کنید که برای تنظیمات لیست وکتابخانه(library) در شیرپوینت در نظر گرفته شده است.
  4. گزینه ی conditional را انتخاب کنید سپس بر روی دکمه ی conditions کلیک کنید.
  5. کوئری مورد نظر خود را بسازید و ذخیره کنید.
  6. دوباره در صفحه اصلی دخیره کنید.
run workflow
8گروه‌بندی اکشن ها
در نینتکس می توان فرایندهای پیچیده با تعداد زیادی اکشن ایجاد کرد. می توان اکشن اضافه کرد، گسترش داد و یا طول و عرض آنان را کم و زیاد کرد. اما زمانی که فرایند کسب و کار بخواهد تغییر کند، مرور فرآیند و تغییرات آن برای طراحان، کاری زمان بر می شود.
Action set شرایطی را فراهم آورده است که می توان به کمک آن تعدادی از اکشن ها را در یک گروه جمع آوری کرد، به طوری که به راحتی می توان آن را جابه جا کرد، کوچک، بزرگ و یا کپی کرد.
مزایای action set
  • گروهی از اکشن‌های ست شده میتواند به صورت snippet ذخیره شود، و سپس در فرآیند دیگری استفاده شود.
  • اکشن ست‌ها می توانند به راحتی در بخش‌هایی از فرآیند حرکت کنند.
  • زمانی که فرآیند پیچیده است، اکشن‌ ست های گسترده می توانند مینیمایز(minimize) شوند.
  • کل یک گروه از اکشن‌ها را میتوان کپی کرد و در جای دیگری از فرآیند به کار برد.
گروه بندی
9اکشن های شرطی
در بسیاری از مواقع یک فرآیند مسیری را بر حسب نتایج یک شرط منطقی طی می کند. در این شرایط Nintex اکشن Set a condition را پیشنهاد می کند یک عبارت منطقی شرطی را ارزیابی می کند و فرآیند را بر اساس عبارت شرطی که true و یا false باشد، هدایت می کند.
هر مسیری که فرآیند طی می کند اغلب مجموعه مختلفی از اکشن ها را اجرا می کند، اگرچه گاهی اوقات یکی از این انشعاب ها نیازی به گرفتن اکشن ندارد و خالی رها میشود.
یکی از بهترین اعمال در این مورد استفاده از اکشن Run If بجای اکشن Set a Condition است. اکشن Run If اکشن ها را در یک مخزن منطقی گروهبندی می کند که فقط در صورتی که عبارت شرطی برابر با true باشد اجرا می شود. این گروه از اکشن ها در صورتی که عبارت شرطی برابر با false باشد نادیده گرفته میشوند. طراحان فرآیند عبارت شرطی را با بوسیله صفحه پیکربندی اکشن ها، تنظیم می کنند.
اکشن Run If ویژگی های اکشن های Set a Condition و Action Set را درون یک اکشن ترکیب می کند. در واقع Run if ترکیبی از دو اکشن Set a Condition و Action Set در قالب یک اکشن است.
Run if
10افزایش انعطاف پذیری
برای تعامل بین کاربران در یک فرایند کسب و کار اکشن‌های متنوعی وجود دارد. دو مورد از این اکشن‌ها Assign Flexi Task و Request Approval می باشد. هر دوی این اکشن‌ها در فرآیند امکان ساخت و تخصیص وظیفه به یک یاچند کاربر را ایجاد می کنند. همچنین امکان ارسال نوتیفیکیشن به کاربران و ایجاد فرم برای تایید درخواست را فراهم می کنند.
اکشن Assign Flexi Task با یک گام بیشتر انجام می‌شود. همچنین این اکشن قابلیت یادآوری را دارد. طراحان فرآیند ترجیح میدهند از Assign Flexi Task استفاده کنند، زیرا قابلیت انعطاف‌پذیری بیشتری در تغییرات فرایندهای پیچیده و به‌روزرسانی فرایندها، به آنان می دهد.
مزایای استفاده از Assign Flexi Task :
  • Reminders and Escalation functionality – این قابلیت در Request Approval وجود ندارد. حتی اگر به این قابلیت نیاز ندارید، استفاده از آن تمرین خوبی بوده و به کاهش تغییرات در آینده کمک می کند.Assign Flexi Task

  • امکان دو یا چند خروجی از یک تسک: اکشن Request Approval فقط تایید یا رد می کند، بنابراین امکان اضافه یا تغییر خروجی از اکشن را ندارد. درحالی که استفاده از Assign Flexi Task این اجازه را به ما می دهد تا چند خروجی بگیریم.Request Approval

  • امکان درج کامنت در خروجی یک فرآیند: بااستفاده از اکشن Flexi Task می توان علاوه بر گزینه تایید یا رد برای درخواست کننده کامنت هم گذاشت.کامنت‌گذاری می تواند اختیاری، اجباری یا غیرفعال باشد. این امکان در Request Approval وجود ندارد.Approvalinfo

  • امکان رفتارهای متعدد برای تعیین یک خروجی- طراحان میتوانند برای رد یا تایید یک فرایند رفتارهای متفاوتی در نظر بگیرند. به طور مثال اولین شخصی که نظر خود را اعلام کرد فرایند تکمیل شود. یا اینکه همه افراد باید نظر خود را اعلام کنند سپس فرآیند پایان یابد.9 16
 
11Snippet
قابلیت استفاده مجدد، یکی از ویژگی‌های کلیدی Nintex فرآیند ساز است. اغلب اوقات، طراحان نیاز به اکشن‌های خاص و یا گروهی از اکشن‌ها، و به کارگیری در دیگر فرآیندها دارند. Nintex قابلیت ذخیره مجموعه ای از اکشن های از پیش تعیین شده به عنوان یک Snippet را فراهم می کند. Snippet را می توان مانند هر عمل فرآیند، به فرآیند دیگری اضافه کرد.
برای شروع کار مراحل زیر را دنبال کنید:
ذخیره ی کل فرآیند
بر روی منوی آبشاری دکمه Save کلیک کنید.
Save as Snippet را انتخاب کنید.
در قسمت نام فیلد، یک اسم مناسب انتخاب کنید و سپس Submit کنید. حالا تمام اکشن های فرآیند در یک Snippet ذخیره شده اند.
این snippet در My Snippets مشاهده می شود.
save snippet
دخیره ی Action set
بر روی منوی آبشاری بر روی Action set کلیک کنید.
Save as snippet را انتخاب کنید.
در قسمت نام فیلد، یک اسم مناسب انتخاب کنید و سپس Submit کنید. حالا تمام اکشن‌های داخل مجموعه به همراه متغیر های استفاده شده در آن در Snippet ذخیره شده اند.
این snippet در My Snippets مشاهده می شود.
Set acion
هنگامی که یک snippet ذخیره شده است، می توان آن را به فرآیند فعلی و یا هر فرآیند دیگری در مجموعه سایت های مشابه مانند هر عمل فرآیند دیگر اضافه کرد. به سادگی به دسته My snippet در جعبه ابزار عملیات فرآیند رفته و با کشیدن snippet به یک نقطه فرآیند، فرآیند موردنظر خود را طراحی کنید.
به همین ترتیب، طراحان می توانند snippet را با کلیک کردن بر روی نقطه اتصال بین اکشن ها و سپس گزینه Insert action و رفتن به گزینه منو snippet My و کلیک کردن بر روی نام snippet اکشن ذخیره شده ی خود را به فرآیند اضافه کنند.  
12  
برای حذف هر Snippet می توان در جعبه ابزار آن را انتخاب کرد و بر روی آن راست کلیک کرد گزینه حذف را مشاهده می کنید.
13
12گزارش گیری با استفاده از Log in history list
قابل مشاهده بودن فرآیند امری ضروری برای دنبال کردن و نظارت بر روند کارها می باشد. تمامی کاربران و طراحان نیاز دارند که بدانند فرآیند در چه مرحله ای قرار دارد، قرار داشته و در کدامین نقطه میتواند برود. داده های قبلی فرآیند وارد عملیات عادی شده و شمارش میشوند تا ثابت کنند که اهداف کار از ابتدا تا کنون حاصل شده اند.
نینتکس اکشنی را به اسم Log in history list برای پیگیری رد فرآیند و مشاهده انجام یا بروز خطا در هر مرحله برای هر اکشن ارائه کرده است. طراحان فرآیند باید اکشن Log in history list را در نقاط چندگانه در فرآیندها استفاده کنند تا پیغام سفارشی شده را در بخش پیغام فرآیند و وضعیت فرآیند ثبت کنند.
این پیغامهای ثبت شده می توانند طوری ساخته شوند که شامل متن و ارجاعیات وارد شده به داده های فرآیند باشند تا بتوان دید در اجرای فرآیند داده های درون فرآیند مقدار صحیح گرفته است یا خیر.
این عمل یک کار بسیار حیاتی در طراحی فرآیندها جهت ثبت کردن پیغامهایی برای بهبود روند دنبال کردن رد فرآیند و عیب یابی اشکالات فرآیند می باشد.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *