شیرپوینت: کاهش زمان ، هزینه ، ریسک
شیرپوینت یک بستر نرم افزاری تحت وب است که توسط شرکت مایکروسافت تولید و عرضه شده است.
این پلتفرم یک امکان امن برای ذخیره سازی، سازمان دهی، به اشتراک گذاری و دسترسی به اطلاعات را برای شما فراهم می کند و استفاده آسان و یادگیری سریع محبوبیت آن را دو چندان کرده است.
شیرپوینت محیط مناسبی برای راهکارهایی چون پرتال داخلی، مدیریت اسناد، تعاملات تیمی، شبکه های اجتماعی، اکسترانت، وب سایت ها، جستجوی سازمانی و هوش تجاری است.
شیرپوینت قابلیت سفارشی سازی و توسعه توسط افراد با نقش های مختلف را دارا می باشد.
چرا شیرپوینت؟
در دنیای امروز گرفتن تصمیمات سریع و نگه داشتن ارتباط ها برای داشتن یک سازمان قوی و پر بازده اولین و مهم ترین راهکار است و توانایی هر چه بیشتر در دستیابی به اطلاعات برای رسیدن به این مورد، یک امر ضروریست.
یکی از راه هایی که به متمرکز کردن اطلاعات سازمانی کمک می کند، استفاده از یک محیط یکپارچه و سراسری است که تمام افراد و سازمان ها و دستگاه های در ارتباط با یک سازمان را به هم وصل کند.
یکی از کارآمدترین و محبوب ترین محیط ها در این زمینه، شیرپوینت است.
ابزارهای قدرتمند
- برقراری ارتباط با نرم افزارهای آفیس
- مدیریت محتوا
- اشتراک گذاری اسناد و محتوا
- موتور جستجو
- شبکه اجتماعی
- میزبانی فایل ها
- سفارشی سازی وب اپلیکیشن ها
شیرپوینت سرور برای کسب و کارهایی فراهم شده است که بدنبال مدیریت و کنترل بیشتر در طراحی و عملکرد آن هستند و قابل نصب بر روی زیرساخت IT شرکت ها می باشد. این نسخه بروزرسانی های کمی دریافت می کند اما به مجموعه بیشتری از مشخصه ها و قابلیت های سفارشی سازی دسترسی دارد. سه نسخه از شیرپوینت سرور وجود دارد شامل: Standard ،Enterprise و Foundation که از نسخه 2016 منوسخ و حذف شد.
SharePoint Standard
حوزه های اصلی این نسخه :
• سایت ها: هدف گذاری مخاطبین، ابزارهای مدیریتی، خدمات امن فروشگاه، قابلیت تجزیه و تحلیل وب
• اجتماعات: مجموعه ای با نام "سایت های من"(شامل پروفایل شخصی، مهارت ها و ابزارهای جستجو)، ویکی های سازمانی، مرورگر سلسله مراتبی سازمان، برچسب ها و یادداشت ها
• محتوا: ابزارها و انطباق های بهبود یافته برای مدیریت اسناد در ثبت، فراداده(metadata) مدیریت شده، سرویس های اتوماسیون کلمات و مدیریت نوع محتوا(ContentType)
• جستجو: نتایج بهتر جستجو، قابلیت جستجوی شخصی سازی شده، جستجوی موبایلی، یکپارچه سازی جستجوی سیستم عامل، گزینه های پالایش فراداده/روابط/تاریخ/مبتنی بر موقعیت
• نمونه های پیش ساخته شده فرآیند ها، صفحات پروفایل BCS
SharePoint Enterprise
قابلیت های اضافه شده در این نسخه:
• عکسهای کوچک و پیش نمایش های جستجو، فهرست(index) سازی غنی وب، نتایج بهتر جستجو
• ادغام هوش تجاری(BI)، دشبوردها و پشتیبانی از داده های تجاری و کسب و کار
• PowerPivot و PerformancePoint
• سرویس های Access ،Visio ،Excel ،Infopath
• افزونه های جستجوی SharePoint Enterprise
شیرپوینت آنلاین بخشی از مجموعه آفیس 365 می باشد اما می توان بصورت جدا هم آن را تهیه کرد. این نسخه به مجموعه ای از همکاری ها، میزبانی فایل، مدیریت اسناد و محتوا محدود شده است و به صورت دوره ای بروزرسانی می شود اما اغلب با مجموعه Enterprise مقایسه می شود.
برخی از قابلیت های اضافه شده در این نسخه عبارتند از :
• پشتیبانی افزونه های فریم ورک شیرپوینت
• طراحی کاربر پسند تعاملی جدید
• یکپارچگی با وب اپ Web-App) Outlook)
• نسخه های جدید ابزارهای آنلاین ویرایش اسناد آفیس
• حذف محدودیت های مختلف در حجم و تعداد فایل
قابلیت های حذف شده :
• برخی از شخصی سازی های جستجو و رابط کاربری
• برخی از قابلیت های انتشار(Publish) وب
• گزینه های مدیریت(Administration) سرویس اپلیکیشن(Service Application)
• اجرا نشدن برخی از نوع(Type) های سفارشی
• قابلیت خواندن Log های خطاکاربردهای شیرپوینت از شرکتی به شرکت دیگر تفاوت دارد. این محصول شامل طیف گسترده ای از قابلیت ها است که اکثرا نیاز به تنظیم و مدیریت دارند. کاربردهای رایج شیرپوینت :
مدیریت محتوا و اسناد سازمانی
شیرپوینت اجازه مدیریت، ذخیره، بازیابی، جستجو، طبقه بندی(آرشیو)، پیگیری، گزارش گیری روی اسناد و رکوردهای ثبت شده را می دهد و همچنین قابلیت جستجو و تهیه گراف را فراهم می سازد. یکپارچه شدن شیرپوینت با Microsoft Windows و Microsoft Office اجازه ویرایش فوری مشارکتی و همگام سازی مدیریت حقوق اطلاعات رمز نگاری شده را می دهد که این قابلیت اغلب برای جایگزین کردن یک فایل سرور موجود استفاده می شود.
شبکه داخلی و شبکه اجتماعی
شبکه داخلی و یا پرتال داخلی شیرپوینت راهی برای متمرکز کردن دسترسی به اطلاعات و برنامه های شرکت است که ابزاری است که به یک شرکت کمک می کند تا ارتباطات، برنامه ها و اطلاعات داخلی را راحت تر مدیریت کند. مایکروسافت ادعا می کند که این امر منفعت های مدیریتی گوناگونی دارد مانند افزایش درگیر شدن کارمندان در کار، مدیریت متمرکز فرآیندها، کم کردن هزینه کارمندان جدید و تامین ابزارهای کسب و کار و به اشتراک گذاری دانش .
نرم افزار مشارکتی
شیرپوینت شامل قابلیت های نرم افزارهای همکاری های تیمی است که شامل برنامه ریزی و زمان بندی پروژه(ادغام شده با Outlook و Project)، مشارکت اجتماعی، صندوق های پیام اشتراکی و فضای اسناد مربوط به پروژه می شود. این مباحث در شیرپوینت برپایه مفومی با نام "TeamSite" است.
سرویس میزبانی فایل
سرور میزبانی فایل شیرپوینت OneDrive For Business که امکان ذخیره و همگام سازی اسناد افراد جداگانه را می دهد مانند به اشتراک گذاری عمومی و یا خصوصی قایل آن اسناد. این سرویس اغلب با دیگر سرویس های مایکروسافت آفیس مانند Microsoft Exchange ترکیب می شود تا یک "ابر شخصی" تولید کند. این قابلیت اغلب با سرویس هایی مثل DropBox مقایسه می شود.
برنامه های سفارشی تحت وب
قابلیت های توسعه سفارشی شیرپوینت یک لایه اضافه از سرویس ها را فراهم می کند که اجازه نمونه سازی سریع برنامه های یکپارچه شده تحت وب را می دهد. شیرپوینت توسعه دهندگان را قادر می سازد تا بخش های همکاری و منابع داده ای را با استاندارد هایی مثل REST/OData/OAuth ادغام کنند.
صفحات
شیرپوینت صفحات خالی از فرم را فراهم می کند که ممکن است در مرورگر ویرایش شوند که ممکن است در جهت تامین محتوا برای کاربران یا تامین ساختار به محیط شیرپوینت استفاده شود.
وب پارت ها(Web-Parts) و اپ پارت ها(App-Parts)
وب پارت ها و اپ پارت ها اجزایی هستند که می توانند در صفحات اضافه شوند و برای نمایش اطلاعات از برنامه های شیرپوینت و متفرقه استفاده می شوند.
لیست ها، کتابخانه ها، محتوا، برنامه ها
یک کتابخانه شیرپوینت فایل ها و فولدرها را ذخیره و نمایش می دهد.یک لیست شیرپوینت آیتم های داده را ذخیره و نمایش می دهد.
هر آیتم درون یک کتابخانه یا لیست یک Content Item یا آیتم محتوا است.
Content Type یا انواع محتوا مفاهیم و تعاریف آیتم ها است. شیرپوینت به شما اجازه ساخت تعاریف خود بر اساس انواع پیش ساخته شده مانند مخاطبین، ملاقات ها، اسناد و پوشه ها را می دهد.
برخی از انواع مختوای پیش ساخته شده مانند مخاطبین یا قرار ملاقات ها به لیست اجازه تنظیمات پیشرفته مانند همگام سازی(Sync) با Outlook یا Project را می دهد. در شیرپوینت ۲۰۱۳ در بعضی نقاط، "لیست‌ها" و "کتابخانه‌ها" به "Apps" تغییر نام یافتند. در شیرپوینت ۲۰۱۶ نام آنها مجدداً به "لیست ها" و "کتابخانه ها" برگشت داده شد.
سایت ها
یک سایت شیرپوینت مجموعه ای از صفحات، لیست ها، کتابخانه ها، برنامه ها، پیکربندی ها، مشخصه ها، انواع محتوا و زیرسایت ها است. نمونه هایی از الگو های سایت در شیرپوینت شامل سایت های مشارکتی(collaboration(team) sites)، سایت های ویکی(wiki sites)، سایت های خالی(blank sites) و سایت های انتشار(publishing sites) است.
پیکر بندی تحت وب
شیرپوینت همیشه از طریق مرورگر وب پیکر بندی می شود و رابط کاربری تحت وب اکثر قابلیت های پیکربندی محصول را فراهم می کند. شما بر اساس سطح دسترسی که دارید می توانید از رابط کاربری در موارد زیر استفاده کنید:- دستکاری ساختار محتوا، ساختار سایت، ایجاد/حذف سایت ها، تغییر موارد امنیتی، اضافه/حذف برنامه ها
- فعال/غیرفعال کردن ویژگی های محصول، آپلود کردن طرح و تم های سفارشی سازی شده، فعالسازی ادغام با دیگر محصولات آفیس
- پیکربندی فرآیندهای پایه، مشاهده و تحلیل مقدار استفاده، مدیریت فراداده، تنظیم گزینه های جستجو، آپلود سفارشی سازی ها و اعمال یکپارچه سازی ها.
امکانات و ویژگی های شیرپوینت سرور از طریق Powershell و یا یک رابط کاربری تحت وب با نام "Central Administration" نیز قابل تنظیم هستند. پیکربندی تنظیمات فارم(Farm) سرور(بطور مثال سرویس های WebApplication) می توانند از طریق این ابزارهای مرکزی انجام شوند. علاوه بر مشخصه های پیکربندی فارم Powershell، برخی از ابزارهای محدود ساخته شده و برای مدیریت ادمین یا تغییر تنظیمات برای سایت ها یا سایت کالکشن ها در پایگاه های داده ای محتوا(Content DB) قابل دسترسی هستند.
توسعه سفارشی یا Custom Development
- مدل برنامه(App Model) شیرپوینت بازه متنوعی از انواع برنامه ها که توانایی نمایش برنامه های مبتنی بر وب تایید شده بر روی بازه وسیعی از مکانیزم های رابط کاربری(UI) را می دهد، فراهم می کند. برنامه ها از طریق یک پراکسی در شیرپوینت ارایه می شوند که نیاز به دستکاری تعدادی گواهینامه DNS دارند.- مدل شی کاربر(Client Object Model) شیرپوینت(قابل دسترس برای API های جاوا اسکریپت و NET.) و REST/SOAP می تواند از تعدادی محیط، تامین دسترسی به کاربران شناخته شده برای سیستم به گستره وسیعی از توانایی های شیرپوینت بدست بیاید.
- پلاگین های "Sand-Boxed" می تواند توسط هر کاربر نهایی که دسترسی آن تضمین شده است آپلود شود. این پلاگین ها دارای امنیت محدود هستند و می توانند در سطوح چندگانه ای بدست آیند. در محیط های ابری چند مستاجری این تنظیمات تنهای تنظیماتی هستند که معمولا مجاز هستند.
- مشخصه های فارم اغلب کد با اطمینان بالا هستند که برای نصب در سطح فارم لازم هستند.
- برنامه های سرویس دهی: این امکان وجود دارد که مستقیما درون گذرگاه SOA شیرپوینت در سطح فارم بتوان ادغام شد. سفارشی سازی می تواند در موارد زیر ظاهر شود:
- ادغام برنامه به برنامه باشیرپوینت
- افزونه ها در عملکرد شیرپوینت
- وب پارت ها که هنگام اضافه شدن کاربر جدید در صفحه پوشش می دهند
- الگوهای صفحات/سایت ها یا صفحه/سایت
سرور شیرپوینت می تواند از نظر مقیاس کوچک باشد تا تماما روی یک ماشین اجرا شود و یا آنقدر بزرگ باشد تا توسط همه ماشین ها مدیریت شود.
فارم ها
یک فارم(Farm) شیرپوینت یک گروهبندی منطقی از سرورهای شیرپوینت است که منابع یکسانی را به اشتراک می گذارند. یک فارم معمولا مستقل عمل می کند اما می تواند به عملیاتی از فارم دیگر اشاره و کمک کند یا عملیاتی را برای فارم دیگری فراهم کند. هر فارم پایگاه داده ای تنظیمات مرکزی خود را دارد که از طریق رابط Powershell یا وب سایت Central Administration مدیریت می شود. هر سرور فارم قادر است تا به صورت مستقیم با پایگاه داده تنظیمات مرکزی ارتباط برقرار کند. سرور ها از سرویسهای پیکربندی(مثل IIS) برای رسیدن به نیازهای فارم، گزارش سلامت سرور، موارد اختصاص منابع و غیره استفاده می کنند.
وب اپلیکیشن ها
نگهدارنده های سطح بالا برای محتوا در یک فارم شیرپوینت هستند. یک وب اپلیکیشن(WebApplication) مدام با پیکر بندی IIS مرتبط است. یک وب اپلیکیشن شامل مجموعه نقشه های دسترسی یا آدرس های مبتنی بر url در کنسول مدیریت مرکزی شیرپوینت است که توسط شیرپوینت در سراسر نمونه IIS های تنظیم شده در فارم تکرار شده است.
سایت کالکشن ها
یک سایت کالکشن یک گروه سلسله مراتبی از سایت های شیرپوینت است. هر وب اپلیکیشن حداقل باید یک سایت کالکشن داشته باشد. سایت کالکشن ها مشخصات مشترک، اشتراکات و برنامه های سرویس را به اشتراک گذاشته و می توانند با نام های میزبان خاص پیکر بندی شوند. یک سایت کالکشن می تواند یک پایگاه داده محتوای مجزا داشته باشد یا ممکن است یک پایگاه داده محتوا(Content DB) را با سایت کالکشن دیگری در همان وب اپلیکیشن به اشتراک بگذارد.
سرویس اپلیکیشن ها
سرویس اپلیکیشن ها قسمت هایی از عملکرد شیرپوینت را برای وب و سرویس اپلیکیشن دیگری در فارم فراهم می کند. نمونه هایی از سرویس اپلیکیشن شامل سرویس همگام سازی پروفایل کاربر و سرویس جستجوی فهرست(index) است. یک سرویس اپلیکیشن می تواند خاموش شود، روی یک سرور وجود داشته باشد یا بطور متعادل در چندین سرور در یک فارم بارگذاری شود. سرویس اپلیکیشن ها طراحی شده اند تا عملکرد مجزا و حوزه های امنیتی مستقل داشته باشند.مدیریت متمرکز شیرپوینت(Central Administration) یک وب اپلیکیشن است که عموما روی یک سرور در فارم وجود دارد، اگرچه قادر است تا روی چند سرور مستقر شود. این برنامه یک رابط کامل مدیریت متمرکز برای وب و سرویس اپلیکیشن ها در فارم شیرپوینت فراهم می کند شامل مدیریت اکانت برای وب و سرویس اپلیکیشن ها است . در صورت خرابی CA، پاورشل ویندوز معمولا روی سرور CA استفاده می شود تا فارم را از نو پیکر بندی کند.
ساختار پلتفرم شیرپوینت به وب اپلیکیشن ها این اجازه را می دهد تا روی یک فارم وجود داشته باشند. در یک محیط میزبان به اشتراک گذاری شده(ابر)، صاحبان این وب اپلیکیشن ها ممکن است کنسول مدیریت خود را نیاز داشته باشند. شیرپوینت (Tenant Administration(TA یک وب اپلیکیشن مورد استفاده توسط صاحبین وب اپلیکیشن برای مدیریت چگونگی ارتباط وب اپلیکیشن آنها با منابع به اشتراک گذاشته شده در فارم است.
انطباق، استانداردها و یکپارچگی
- شیرپوینت با مایکروسافت آفیس یکپارچه است- شیرپوینت از استاندارد مستندات مایکروسافت OpenXml برای یکپارچگی با آفیس استفاده می کند. فراداده اسناد نیز با استفاده از همین فرمت ذخیر می شوند.
- شیرپوینت رابط های کاربری برنامه نویسی و رابط های مبتنی بر OData ،SOAP و REST متنوعی فراهم می کند.
- شیرپوینت می تواند جهت بدست آوردن انطباق با نگهداری اسناد، مدیریت رکوردها، شناسه اسناد و کشف قوانین استفاده شود.
- شیرپوینت با CMIS(استاندارد تعامل مدیریت محتوا) با استفاده از Microsoft CMIS Connector سازگار است.
- شیرپوینت بصورت پیش فرض XHTML 1.0 معتبر تولید می کند که با استانداردهای دسترسی WCAG 2.0 سازگار است.
- شیرپوینت می تواند احراز هویت مبتنی بر ادعا را با استفاده از نشانه(token) های SAML برای اظهارات امنیتی مورد استفاده قرار دهد.
- شیرپوینت یک مدل افزونه احراز هویت باز فراهم می کند.
- شیرپوینت برای پشتیبانی از محلی سازی محتوا در شیرپوینت از XLIFF پشتیبانی می کند. همچنین پشتیبانی از APPFabric اضافه شده است.
SharePoint Designer: یک ابزار سفارشی سازی رایگان و سمت کاربر برای شیرپوینت. نرم‌افزاری است که قابلیت‌های پیشرفته برای ویرایش صفحات HTML و ASPX را به همراه قابلیت ویرایش گردش‌کارهای شیرپوینتی را فراهم می‌کند.
Microsoft Visio: یک ابزار رسم نمودار که می تواند در طراحی فرآیندهای شیرپوینت استفاده شود.
Office WebApps: نسخه های مبتنی بر وب و آنلاین Excel ،Word ،PowerPoint ،OneNote که بصورت مستقیم با شیرپوینت یکپارچه شده اند.
Microsoft Project Server: افزونه ای در شیرپوینت که ادغام شدن با Microsoft Project را فراهم می کند.
Microsoft Project Online: افزونه ای در آفیس365 که ادغام شدن با Microsoft Project را فراهم می کند.
Microsoft Project: ابزار برنامه ریزی پروژه مبتنی بر کاربر که می تواند برای به اشتراک گذاری وظیفه و نمودار گانت به یک لیست وظیفه شیرپوینت اضافه شود.
Power BI: افزونه ای برای آفیس 365 و شیرپوینت که قابلیت های پیشرفته هوش تجاری و کسب کار را فراهم می کند.
Microsoft Exchange Server: یک سرور نامه(Mail) که با شیرپوینت یکپارچه شده است.
Skype For Business: یک سرویس بین کاربران و سرور که تماس تلفنی ، پیام کوتاه(IM)، کنفرانس و به اشتراک گذاری ویدیو/تصویر را فراهم می کند و با شیرپوینت نیز بکپارچه شده است.
Yammer: یک شبکه اجتماعی سازمانی تحت وب که با شیرپوینت متصل و ادغام شده است.
InfoPath forms Services: اجازه می دهد تا فرم های InfoPath در یک وب سایت شیرپوینت میزبانی شوند و به وسیله مرورگر وب ارائه شود.
OneDrive For Business: یک جزء همگام سازی فایل سمت کاربر که در مایکروسافت آفیس 16-2013 موجود بوده و بصورت رایگان قابل دانلود است.
مایکروسافت علی‌رغم پشتیبانی از زبان عربی و تقویم هجری قمری، پشتیبانی زبان فارسی را به شیرپوینت اضافه نکرده است. پشتیبانی از زبان فارسی در سه حوزه عناوین، راست به چپ‌سازی ظاهر و همچنین افزودن پشتیبانی از تقویم هجری شمسی از نسخه ۲۰۰۷ شیرپوینت به بعد توسط چند شرکت ایرانی انجام شده است. برای دریافت شیرپوینت با زبان فارسی همراه با تقویم شمسی(فارسی ساز ساقه) به لینک زیر مراجعه کنید: