مدیریت جلسات سازمانی ساقه

برگزاری جلسات یکی از فعالیت‌های روزمره هر سازمان می‌باشد، با اینهمه جلوگیری از تداخلات زمانی جلسات ، دعوت از کارکنان برای شرکت درجلسه و مدیریت صورتجلسات و اسناد مربوط به جلسات و ... دارای ارزش حیاتی هستند که بدون یک سامانه نرم افزاری امکانپذیر نیست. راهکار مدیریت جلسات سازمانی ساقه مبتنی بر بستر شیرپوینت ، که به عنوان بهترین مدیریت محتوای سازمانی جهان شناخته شده، پیاده سازی گردیده است. یکی از توانایی های مهم این راهکار نمایش جلسات در نمای تقویم سازمانی است. لازم به ذکر است که پیش نیاز این راهکار بسته فرایندی ساقه می باشد.

مدیریت جلسات ساقه شامل سه محصول زیر می باشد:

• وب پارت گرید
• وب پارت تقویم سازمانی
• وب پارت کارتابل پیشرفته ساقه

پیگیری وظایف مصوبات

هر دستور جلسه به مصوباتی منتهی می شود که باید در یک طرح اجرایی در موردشان اقدامات مقتضی صورت پذیرد. این امر واضح گاه به دلیل تراکم کارها نادیده گرفته می شود و اقدامات لازم به مرور فراموش می گردند. در مدیریت جلسات سازمانی ساقه با ارجاع دادن وظایف مربوط به مصوبات جلسات به افراد امکان پیگیری اقدامات کارکنان فراهم می گردد. با این امکان هر وظیفه در محدوده زمان مقرر در نمای مدیریت پروژه در نوار زمانی قابل نمایش و مقایسه با دیگر وظایف می باشد و تقدم و تاخر یا به عبارت دیگر پیش نیاز بودن یک وظیفه برای دیگری قابل مشاهده می گردد و همچنین امکان انجام وظایف همزمان یا موازی قابل بررسی خواهد بود.

تعیین زمان مناسب برگزاری جلسات

با استفاده از تقویم کاری کارکنان سازمان و همپوشانی شان در نمای یک تقویم کاری مشترک، برگزاری یک جلسه در بهترین زمان ممکن صورت می پذیرد و تمام کارکنان دعوت شده می توانند در زمان تعیین شده در جلسه شرکت نمایند. این امر موجب می شود بدون نیاز به هماهنگ سازی های اولیه که بسیار وقت گیر است زمان مناسب برگزاری جلسات انتخاب گردد.

مزایای مدیریت جلسات سازمانی ساقه

نگهداری و مدیریت صورتجلسات و مستندات نقش مهمی در مدیریت جلسات سازمانی دارد که در سیستم مدیریت جلسات ساقه به خوبی مدیریت می شود و بر اساس سطوح دسترسی در اختیار ذینفعان قرار می گیرد. کارکنان می توانند دیگر کارکنان سازمان را برای شرکت در جلسات دعوت نمایند و نتیجه دعوت های پذیرفته یا رد شده را در کارتابل مشاهده نمایند. محل برگزاری جلسات قابل تعیین است و از هر گونه تداخل جلسات جلوگیری می نماید. دستور جلسه برای تمام اعضای جلسه ارسال خواهد شد تا پیش از شروع جلسه آمادگی وجود داشته باشند. شما می توانید با فشردن دکمه سفارش به صورت واقعی نحوه عمل این راهکار را تجربه نمایید.