آموزش یکپارچهسازی SharePoint با Microsoft Outlook
نوامبر 23, 2017
شیرپوینت چیست؟ (بخش اول)
مارس 25, 2018
مفاهیم اساسی:
برای درک شیرپوینت دانستن مفاهیم اساسی زیر ضروری است:کاربردهای شیرپوینت از شرکتی به شرکت دیگر تفاوت دارد. این محصول شامل طیف گستردهای از قابلیتها است که اکثرا نیاز به تنظیم و مدیریت دارند. کاربردهای رایج شیرپوینت :
مدیریت محتوا و اسناد سازمانی
شیرپوینت اجازه مدیریت، ذخیره، بازیابی، جستجو، طبقه بندی(آرشیو)، پیگیری، گزارشگیری روی اسناد و رکوردهای ثبت شده را میدهد و همچنین قابلیت جستجو و تهیه گراف را فراهم میسازد. یکپارچه شدن شیرپوینت با Microsoft Windows و Microsoft Office اجازه ویرایش فوری مشارکتی و همگامسازی مدیریت حقوق اطلاعات رمز نگاری شده را میدهد که این قابلیت اغلب برای جایگزین کردن یک فایل سرور موجود استفاده میشود.
شبکه داخلی و شبکه اجتماعی
شبکه داخلی و یا پرتال داخلی شیرپوینت راهی برای متمرکز کردن دسترسی به اطلاعات و برنامههای شرکت است که ابزاری است که به یک شرکت کمک میکند تا ارتباطات، برنامهها و اطلاعات داخلی را راحتتر مدیریت کند. مایکروسافت ادعا میکند که این امر منفعتهای مدیریتی گوناگونی دارد مانند افزایش درگیر شدن کارمندان در کار، مدیریت متمرکز فرآیندها، کم کردن هزینه کارمندان جدید و تامین ابزارهای کسب و کار و به اشتراک گذاری دانش .
نرمافزار مشارکتی
شیرپوینت دارای قابلیتهای نرمافزارهای همکاری تیمی است که شامل برنامهریزی و زمانبندی پروژه(ادغام شده با Outlook و Project)، مشارکت اجتماعی، صندوقهای پیام اشتراکی و فضای اسناد مربوط به پروژه میشود. این مباحث در شیرپوینت برپایه مفومی با نام "TeamSite" است.
سرویس میزبانی فایل
سرور میزبانی فایل شیرپوینت OneDrive For Business که امکان ذخیره و همگامسازی اسناد افراد جداگانه را میدهد مانند به اشتراکگذاری عمومی و یا خصوصی فایل آن اسناد. این سرویس اغلب با دیگر سرویسهای مایکروسافت آفیس مانند Microsoft Exchange ترکیب میشود تا یک "ابر شخصی" تولید کند. این قابلیت معمولا با سرویسهایی مثل DropBox مقایسه میشود.
برنامههای سفارشی تحت وب
قابلیتهای توسعه سفارشی شیرپوینت یک لایه اضافه از سرویسها را فراهم میکند که اجازه نمونهسازی سریع برنامههای یکپارچه شده تحت وب را میدهد. شیرپوینت توسعهدهندگان را قادر میسازد تا بخشهای همکاری و منابع دادهای را با استانداردهایی مثل REST/OData/OAuth ادغام کنند.
صفحات
شیرپوینت صفحات خالی از فرم را فراهم میکند که ممکن است در مرورگر ویرایش شوند و در جهت تامین محتوا برای کاربران یا تامین ساختار به محیط شیرپوینت استفاده شود.
وب پارتها(Web-Parts) و اپ پارتها(App-Parts)
وب پارتها و اپ پارتها اجزایی هستند که میتوانند در صفحات اضافه شوند و برای نمایش اطلاعات از برنامههای شیرپوینت و متفرقه استفاده میشوند.
لیستها، کتابخانهها، محتوا، برنامهها
یک کتابخانه شیرپوینت فایلها و فولدرها را ذخیره و نمایش میدهد.یک لیست شیرپوینت آیتمهای داده را ذخیره کرده و نمایش میدهد.
هر آیتم درون یک کتابخانه یا لیست یک Content Item یا آیتم محتوا است.
Content Type یا انواع محتوا مفاهیم و تعاریف آیتمها است. شیرپوینت به شما اجازه ساخت تعاریف خودتان بر اساس انواع پیش ساخته شده مانند مخاطبین، ملاقاتها، اسناد و پوشهها را میدهد.
برخی از انواع محتوای پیش ساخته شده مانند مخاطبین یا قرار ملاقاتها به لیست اجازه تنظیمات پیشرفته مانند همگامسازی(Sync) با Outlook یا Project را میدهد. در شیرپوینت ۲۰۱۳ در بعضی نقاط، "لیستها" و "کتابخانهها" به "Apps" تغییر نام یافتند. در شیرپوینت ۲۰۱۶ نام آنها مجدداً به "لیستها" و "کتابخانهها" برگشت داده شد.
سایتها
یک سایت، مجموعهای از صفحات، لیستها، کتابخانهها، برنامهها، پیکربندیها، مشخصهها، انواع محتوا و زیرسایتها است. نمونههایی از الگوهای سایت در شیرپوینت شامل سایتهای مشارکتی(collaboration(team) sites)، سایتهای ویکی(wiki sites)، سایتهای خالی(blank sites) و سایتهای انتشار(publishing sites) است.
پیکربندی تحت وب
شیرپوینت همیشه از طریق مرورگر وب پیکربندی میشود و رابط کاربری تحت وب اکثر قابلیتهای پیکربندی محصول را فراهم میکند. شما بر اساس سطح دسترسی که دارید میتوانید از رابط کاربری در موارد زیر استفاده کنید:- دستکاری ساختار محتوا، ساختار سایت، ایجاد/حذف سایتها، تغییر موارد امنیتی، اضافه/حذف برنامهها
- فعال/غیرفعال کردن ویژگیهای محصول، آپلود کردن طرح و تمهای سفارشیسازی شده، فعالسازی ادغام با دیگر محصولات آفیس
- پیکربندی فرآیندهای پایه، مشاهده و تحلیل مقدار استفاده، مدیریت فراداده، تنظیم گزینههای جستجو، آپلود سفارشیسازیها و اعمال یکپارچهسازیها.
امکانات و ویژگیهای شیرپوینت سرور از طریق Powershell و یا یک رابط کاربری تحت وب با نام "Central Administration" نیز قابل تنظیم هستند. پیکربندی تنظیمات فارم(Farm) سرور(بطور مثال سرویس های WebApplication) میتوانند از طریق این ابزارهای مرکزی انجام شوند. علاوه بر مشخصههای پیکربندی فارم Powershell، برخی از ابزارهای محدود ساخته شده و برای مدیریت ادمین یا تغییر تنظیمات برای سایتها یا سایت کالکشنها در پایگاههای دادهای محتوا(Content DB) قابل دسترسی هستند.
توسعه سفارشی یا Custom Development
- مدل برنامه (App Model) شیرپوینت بازه متنوعی از انواع برنامهها که توانایی نمایش برنامههای مبتنی بر وب تایید شده بر روی بازه وسیعی از مکانیزمهای رابط کاربری(UI) را میدهد، فراهم میکند. برنامهها از طریق یک پراکسی در شیرپوینت ارایه میشوند که نیاز به دستکاری تعدادی گواهینامه DNS دارند.- مدل شی کاربر(Client Object Model) شیرپوینت(قابل دسترس برای API های جاوا اسکریپت و NET.) و REST/SOAP میتواند از تعدادی محیط، تامین دسترسی به کاربران شناخته شده برای سیستم به گستره وسیعی از تواناییهای شیرپوینت بدست بیاید.
- پلاگینهای "Sand-Boxed" میتواند توسط هر کاربر نهایی که دسترسی آن تضمین شده است آپلود شود. این پلاگینها دارای امنیت محدود هستند و میتوانند در سطوح چندگانهای بدست آیند. در محیطهای ابری چند مستاجری این تنظیمات تنها تنظیماتی هستند که معمولا مجاز هستند.
- مشخصههای فارم اغلب کد با اطمینان بالا هستند که برای نصب در سطح فارم لازم هستند.
- برنامههای سرویسدهی: این امکان وجود دارد که مستقیما درون گذرگاه SOA شیرپوینت در سطح فارم بتوان ادغام شد. سفارشیسازی میتواند در موارد زیر ظاهر شود:
- ادغام برنامه به برنامه باشیرپوینت
- افزونهها در عملکرد شیرپوینت
- وب پارتها که هنگام اضافه شدن کاربر جدید در صفحه پوشش میدهند
- الگوهای صفحات/سایت ها یا صفحه/سایت
سرور شیرپوینت میتواند از نظر مقیاس کوچک باشد و به طور کامل روی یک ماشین اجرا شود و یا آنقدر بزرگ باشد که توسط همه ماشینها مدیریت شود.
فارمها
یک فارم(Farm) شیرپوینت یک گروهبندی منطقی از سرورهای شیرپوینت است که منابع یکسانی را به اشتراک میگذارند. یک فارم معمولا مستقل عمل میکند اما میتواند به عملیاتی از فارم دیگر اشاره و کمک کند یا عملیاتی را برای فارم دیگری فراهم کند. هر فارم پایگاه دادهای تنظیمات مرکزی خود را دارد که از طریق رابط Powershell یا وب سایت Central Administration مدیریت میشود. هر سرور فارم قادر است تا به صورت مستقیم با پایگاه داده تنظیمات مرکزی ارتباط برقرار کند. سرور ها از سرویسهای پیکربندی(مثل IIS) برای رسیدن به نیازهای فارم، گزارش سلامت سرور، موارد اختصاص منابع و غیره استفاده میکنند.
وب اپلیکیشنها
نگهدارندههای سطح بالا برای محتوا در یک فارم شیرپوینت هستند. یک وب اپلیکیشن(WebApplication) مدام با پیکربندی IIS مرتبط است. یک وب اپلیکیشن شامل مجموعه نقشههای دسترسی یا آدرسهای مبتنی بر url در کنسول مدیریت مرکزی شیرپوینت است که توسط شیرپوینت در سراسر نمونه IIS های تنظیم شده در فارم تکرار شده است.
سایت کالکشنها
یک سایت کالکشن یک گروه سلسله مراتبی از سایتهای شیرپوینت است. هر وب اپلیکیشن حداقل باید یک سایت کالکشن داشته باشد. سایت کالکشنها مشخصات مشترک، اشتراکات و برنامههای سرویس را به اشتراک گذاشته و میتوانند با نامهای میزبان خاص پیکربندی شوند. یک سایت کالکشن میتواند یک پایگاه داده محتوای مجزا داشته باشد یا ممکن است یک پایگاه داده محتوا(Content DB) را با سایت کالکشن دیگری در همان وب اپلیکیشن به اشتراک بگذارد.
سرویس اپلیکیشنها
سرویس اپلیکیشنها قسمتهایی از عملکرد شیرپوینت را برای وب و سرویس اپلیکیشن دیگری در فارم فراهم میکند. نمونههایی از سرویس اپلیکیشن شامل سرویس همگامسازی پروفایل کاربر و سرویس جستجوی فهرست(index) است. یک سرویس اپلیکیشن می٬تواند خاموش شود، روی یک سرور وجود داشته باشد یا بهطور متعادل در چندین سرور در یک فارم بارگذاری شود. سرویس اپلیکیشنها طراحی شدهاند تا عملکرد مجزا و حوزههای امنیتی مستقل داشته باشند.مدیریت متمرکز شیرپوینت(Central Administration) یک وب اپلیکیشن است که عموما روی یک سرور در فارم وجود دارد، اگرچه قادر است تا روی چند سرور مستقر شود. این برنامه یک رابط کامل مدیریت متمرکز برای وب و سرویس اپلیکیشنها در فارم شیرپوینت فراهم میکند و شامل مدیریت اکانت برای وب و سرویس اپلیکیشنها است . در صورت خرابی CA، پاورشل ویندوز معمولا روی سرور CA استفاده میشود تا فارم را از نو پیکربندی کند.
ساختار پلتفرم شیرپوینت به وب اپلیکیشنها این اجازه را میدهد تا روی یک فارم وجود داشته باشند. در یک محیط میزبان به اشتراکگذاری شده(ابر)، صاحبان این وب اپلیکیشنها ممکن است کنسول مدیریت خود را نیاز داشته باشند. شیرپوینت (Tenant Administration(TA یک وب اپلیکیشن مورد استفاده توسط صاحبین وب اپلیکیشن برای مدیریت چگونگی ارتباط وب اپلیکیشن آنها با منابع به اشتراک گذاشته شده در فارم است.
انطباق، استانداردها و یکپارچگی
- شیرپوینت با مایکروسافت آفیس یکپارچه است- شیرپوینت از استاندارد مستندات مایکروسافت OpenXml برای یکپارچگی با آفیس استفاده می کند. فراداده اسناد نیز با استفاده از همین فرمت ذخیر میشوند.
- شیرپوینت رابطهای کاربری برنامه نویسی و رابطهای مبتنی بر OData ،SOAP و REST متنوعی فراهم میکند.
- شیرپوینت میتواند جهت بدست آوردن انطباق با نگهداری اسناد، مدیریت رکوردها، شناسه اسناد و کشف قوانین استفاده شود.
- شیرپوینت با CMIS(استاندارد تعامل مدیریت محتوا) با استفاده از Microsoft CMIS Connector سازگار است.
- شیرپوینت بصورت پیش فرض XHTML 1.0 معتبر تولید می٬کند که با استانداردهای دسترسی WCAG 2.0 سازگار است.
- شیرپوینت میتواند احراز هویت مبتنی بر ادعا را با استفاده از نشانه (token) های SAML برای اظهارات امنیتی مورد استفاده قرار دهد.
- شیرپوینت یک مدل افزونه احراز هویت باز فراهم میکند.
- شیرپوینت برای پشتیبانی از محلی سازی محتوا در شیرپوینت از XLIFF پشتیبانی میکند. همچنین پشتیبانی از APPFabric اضافه شده است.
SharePoint Designer: یک ابزار سفارشیسازی رایگان و سمت کاربر برای شیرپوینت. نرمافزاری است که قابلیتهای پیشرفته برای ویرایش صفحات HTML و ASPX را به همراه قابلیت ویرایش گردشکارهای شیرپوینتی فراهم میکند.
Microsoft Visio: یک ابزار رسم نمودار که میتواند در طراحی فرآیندهای شیرپوینت استفاده شود.
Office WebApps: نسخههای مبتنی بر وب و آنلاین Excel ،Word ،PowerPoint ،OneNote که بصورت مستقیم با شیرپوینت یکپارچه شدهاند.
Microsoft Project Server: افزونهای در شیرپوینت که ادغام شدن با Microsoft Project را فراهم میکند.
Microsoft Project Online: افزونهای در آفیس365 که ادغام شدن با Microsoft Project را فراهم میکند.
Microsoft Project: ابزار برنامهریزی پروژه مبتنی بر کاربر که میتواند برای به اشتراکگذاری وظیفه و نمودار گانت به یک لیست وظیفه شیرپوینت اضافه شود.
Power BI: افزونهای برای آفیس 365 و شیرپوینت که قابلیتهای پیشرفته هوش تجاری و کسب کار را فراهم میکند.
Microsoft Exchange Server: یک سرور نامه(Mail) که با شیرپوینت یکپارچه شده است.
Skype For Business: یک سرویس بین کاربران و سرور که تماس تلفنی، پیام کوتاه(IM)، کنفرانس و به اشتراکگذاری ویدیو/تصویر را فراهم میکند و با شیرپوینت نیز یکپارچه شده است.
Yammer: یک شبکه اجتماعی سازمانی تحت وب که با شیرپوینت متصل و ادغام شده است.
InfoPath forms Services: اجازه میدهد تا فرمهای InfoPath در یک وب سایت شیرپوینت میزبانی شوند و به وسیله مرورگر وب ارائه شود.
OneDrive For Business: یک جزء همگامسازی فایل سمت کاربر که در مایکروسافت آفیس 16-2013 موجود بوده و بصورت رایگان قابل دانلود است.
مایکروسافت علیرغم پشتیبانی از زبان عربی و تقویم هجری قمری، پشتیبانی زبان فارسی را به شیرپوینت اضافه نکرده است. پشتیبانی از زبان فارسی در سه حوزه عناوین، راست به چپسازی ظاهر و همچنین افزودن پشتیبانی از تقویم هجری شمسی از نسخه ۲۰۰۷ شیرپوینت به بعد توسط چند شرکت ایرانی انجام شده است.
