انتظارات کسب وکار

بسیاری از مشتریان ما برای کار با کارکنان و مشتریان و یا برای پورتال کاربران از شیرپوینت استفاده می‌کنند. در شیرپوینت برخی از فرآیندهای کاری، مانند فرآیندهای زیر می‌تواند به صورت خودکار اجرا شوند:

• درخواست و تایید مرخصی
• حساب کارمند جدید، تایید و تامین سخت افزار / نرم افزار
• کنترل پروژه و بودجه‌بندی و مصوبات آن
• آماده‌سازی سایت جدید
• خدمات سلف‌سرویس مشتری

ابزارهای استاندارد قابل دسترس:

به منظور پاسخگویی به نیازهای کسب وکار برای گردش کار در شیرپوینت، از ابتدا سه گزینه در دسترس است:

1. پیکربندی خارج از جعبه (out-of-the-box)
2. پیاده‌سازی گردش کار با استفاده از SharePoint Designer
3. پیاده‌سازی گردش کار با کد‌های سفارشی با استفاده از Visual Studio

ما از روزهای اولیه شیرپوینت ۲۰۰۷، گردش کار را با استفاده از هر سه روش اجرا کردیم و با نوشتن کد سفارش سازی شده گردش کار برای کسب وکارهای منحصر به فرد، تجربه قابل توجهی به دست آوردیم.

هر کدام از این سه روش یک‌سری جوانب مثبت و منفی دارند.

	جوانب مثبت	جوانب منفی
out-of-the-box	راه‌اندازی راحت   امکان تنظیم جریان کاری ساده توسط کاربران (مانند تایید مستندات)	محدود بودن گزینه‌های پیکربندی   محدود بودن در تنظیم فرایندهای کاری ساده
SharePoint Designer	امکان تنظیم جریان کاری ساده با کمک آموزش کاربران توانمند   راه‌اندازی نسبتا سریع برای گردش کاری‌های نه چندان پیچیده	عدم امکان استفاده از سورس کنترل(source control) برای مدیریت نسخه‌های مختلف گردش کاری   مشکل گسترش برای محیط‌های مختلف پشتیبانی از جریان‌های کاری متوالی
Visual Studio	بر اساس زیرساخت گردش کاری ویندوز(windows workflow foundation)   کاملا سفارش‌سازی شده پشتیبانی از جریان‌های متوالی و State Machine گسترش برای محیط‌های مختلف با کمک Sharepoint solution و ویژگی‌های framework	کند بودن روند یادگیری(با پیچیده تر شدن فرایند یادگیری سخت می شود.)   کمبود مستندات خوب و ابزار جهت تشخیص و رفع باگ‌ها نیاز به پکیج راه‌حل جدید برای تغییرات جریان کاری هزینه‌ی بالای راه‌اندازی اولیه و نگهداری

اگرچه در ورژن هاب جدید شیرپوینت، تعدادی پیشرفت‌ قابل توجه برای out-of-the-box و شیرپوینت دیزاینر معرفی شده است، اما محدودیت بیشتر یا کمتر، همان است که در جدول بالا توضیح داده شد.

حذف تاریخچه بعد از ۶۰ روز

یکی از مسائل مشترکی که سه سناریوی بالا را تحت تاثیر قرار می‌دهد، پاک شدن خودکار تاریخچه گردش کار پس از ۶۰ روز است.

بیشتر کاربران کسب وکارها، با این فرض که تاریخچه گردش کار بر روی یک آیتم همیشه در دسترس است به کار خود ادامه می دهند. (به عنوان مثال، آن‌ها گمان می‌کنند که همیشه می‌توانند با مراجعه به فرایند کاری، ببینند چه کسی درخواست تایید زده؛ و یا نظرات خود و دیگران را نسبتا به یک آیتم بخوانند.) در حالی که بعد از چند ماه استفاده از گردش کار شیرپوینت، اطلاعات تاریخ گردش کار ممکن است خودکار پاک شده باشد.

در این حالت، تاریخچه گردش کار بعد از ۶۰ روز در واقع حذف نشده، بلکه صرفا دسترسی به آن (و توانایی مشاهده از طریق صفحات و بررسی وضعیت یک گردش کار خاص) پس از آن امکان‌پذیر نیست. این مقاله کوتاه در TechNet حل این مشکل را به خوبی توضیح داده است: “غیر فعال کردن حذف خودکار history گردش کار” (هر چند به شیرپوینت ۲۰۰۷ اشاره دارد اما در ۲۰۱۰ نیز قابل اجرا است). مقاله گفته شده در واقع یک راه حل برای از کار انداختن کار تایمر پاکسازی گردش کار است.

هزینه گردش کار سفارشی‌شده

با محدودیت‌هایی که همراه با گردش OOTB و حتی گردش کار شیرپوینت دیزاینر به وجود می‌آید، ساخت گردش کار سفارشی با استفاده از ویژوال استودیو بسیار وسوسه انگیز به نظر می‌رسد. کد سفارشی‌شده قطعا بسیار قدرتمند است و شما می‌توانید با محدودیت بسیار کمی قابلیت‌های زیادی را پیاده‌سازی کنید.

با این وجود، این روش بسیار گران قیمت است. هزینه‌ها شامل هزینه‌ی راه‌اندازی، نگهداری و پشتیبانی است. به علاوه، کار با آن نیز چندان سرگرم‌کننده نیست! چه بسا که یادگیری آن هم برای بسیاری از کاربران سخت باشد. و این مساله ممکن است حتی برای یک توسعه دهنده باتجربه شیرپوینت نیز فرآیند عیب‌یابی و اشکال‌زدایی را ناامیدکننده و فرسایشی کند.

در موارد بسیاری ممکن است که یک کاربر کسب وکار، قصد ایجاد یک تغییری را داشته باشد (به عنوان مثال، افزودن یک مرحله تایید در گردش کار). در این حالت انتظار می‌رود که کار آسان باشد اما هزینه ایجاد تغییر، استقرار، تست و سازماندهی ورژن‌های قبل، کاربر را از این کار منع می‌کند.

اغلب کسب وکارها صبر می‌کنند تا چندین تغییر مورد نیاز به وجود آید و در نهایت یک بسته نرم‌افزاری سفارش دهند. ( حتی در بعضی موارد برای توجیه هزینه‌ها، یک کسب وکار کوچک ایجاد می‌کنند).

این کار برای مشتریان و همچنین خود کسب و کارها خسته کننده است. یکی از اهداف کار پایدار “انطباق سریع با تغییرات مورد نیاز کسب وکار ” است. گردش کار یک محدوده ای است که در آن رسیدن به اهداف با ابزار شیرپوینت، بسیار چالش برانگیز است.

اگر شما در حال کار با کد سفارشی هستید می توانید از پست زیر دیدن کنید:

“رویکرد ارتقاء گردش کار شیرپوینت با کد سفارشی”

بنابراین باید راه بهتری وجود داشته باشد!

واضح است که برای رفع نیازهای مشتریان، به یک راه حل بهتر نیازمندیم. در حالی که با گردش کار سفارشی می‌توانیم تقریبا هر نوع نیاز عملکردی را انجام دهیم، ولی هزینه پیاده‌سازی با ارزش دریافت‌شده مشتری از محصول نهایی، هم‌خوانی ندارد.

ما به راه حلی نیاز داریم که دارای ویژگی‌های زیر باشد:

• راه اندازی آسان
• قابل نگهداری (به طور مثال، اضافه کردن یک فیلد به یک فرم یا اضافه کردن یک مرحله از فرآیند سنتی با ریسک کم)
• اجازه ی انتشار نسخه‌های جدید از یک گردش کار به شیوه‌ای پایدار و قابل پیش‌بینی (در زمانی که گردش کار همچنان در حال اجرا است).
• ساماندهی مشکل حذف تاریخچه گردش کار بعد از ۶۰ روز  (بدون نیاز به یک راه حل و یا کد سفارشی‌سازی‌)
• آسان بودن عیب‌یابی و تشخیص مسائل با یک گردش کاری
• یادگیری سریع برای کاربران عادی (عدم نیاز به تخصص برای توسعه گردش کار سفارشی با ویژوال استودیو)

در طول چند سال گذشته، محصولات Third party متنوعی برای راحتی کار با شیرپوینت به بازار عرضه شده است. در این میان محصول قدرتمند Nintex توانسته رقبای خود را از میان برداشته و به عنوان پیش تاز در محصولات جانبی شیرپوینت به راه خود ادامه دهد. ابزار Nintex با رابط کاربری قوی می‌تواند پیچیده‌ترین فرآیندهای شما را اجرا کند.

گروه ساقه با فعالیت‌های متنوع در زمینه شیرپوینت آماده ارائه خدمات و محصولات مختلف و متنوع به کسب و کارها، اداره‌ها و سازمان‌ها است.