چرا شیرپوینت، نه یک درایو به اشتراک‌گذاری معمولی؟

چرا ذخیره‌سازی اسناد روی شیرپوینت نسبت به ذخیره‌سازی آن‌ها روی یک هارد درایو محلی کسب و کار را بسیار آسان‌تر می‌کند؟ در این مقاله همراه ما باشید تا با ۶ راه ساده کردن ذخیره سازی و مدیریت اسناد آشنا می‌شویم.

Easy Access - دسترسی آسان

کاربران اگر بدانند فایل‌های ضروری کجا هستند، سریع‌تر کار می‌کنند. بنابراین اگر پیدا کردن یک فرم به جستجو درون درایوها و صندوق‌های پیام وابسته نباشد، یک تسک سریع‌تر انجام می‌شود. شیرپوینت این فرصت را به شما می‌دهد تا تمامی اسناد را در یک محل واحد که به آسانی قابل دسترس باشد، ذخیره کنید. به لطف عملیات Drag and Drop آپلود اسناد در یک کتابخانه شیرپوینت به راحتی آب خوردن است. امکان باز کردن و ویرایش فایل‌ها به صورت مستقیم از پلتفرم یک مزیت ویژه است که کار شما را بسیار ساده‌تر می‌کند. این کار به کاربران اجازه می‌دهد تا زمان را ذخیره کنند (که اغلب صرف جستجو برای یک سند خاص می‌شود) و باعث افزایش کیفیت وظیفه یا اتمام سریع‌تر برخی وظایف جزئی می‌گردد.

Metadata and Content Types - متادیتا و انواع محتوا

فارغ از کتابخانه‌های شیرپوینت، شما همچنین می‌توانید از content type ها و متادیتا برای مدیریت فایل‌های خود استفاده کنید. content type ها می‌توانند به عنوان الگوهای اسناد ذخیر شده در شیرپوینت تعریف شوند. زمان ایجاد یک سند جدید به وسیله دکمه "New" در یک کتابخانه، یک کاربر می‌تواند نوع محتوای مورد نظر خود برای ایجاد را انتخاب کند، این کار ایجاد اسناد جدید را سریع‌تر و آسان‌تر می کند. به علاوه، شما می‌توانید برخی از ویژگی‌ها و مشخصه‌هایی که متادیتا نامیده می‌شوند را به هرکدام از content type ها اختصاص دهید. آن‌ها به طور خاص برای وقتی مفید هستند که یک جستجو برای یک سند با شرایط و موقعیت محلی خود آشنا نیست. این کار جستجو برای محتوای ذخیره شده در شرپوینت را نسبت به رفتن به هارد درایو و جستجوی فایل‌ها خیلی راحت‌تر می‌کند، حتی اگر اسم آن‌ها را ندانید.

Get Approval Feature - دریافت قابلیت تایید

شیرپوینت وقتی که سند جدیدی را ایجاد می‌کنید یا تغییراتی را در اسناد موجود تعریف می‌نمایید که باید توسط چند نفر تایید شود کار شما را آسان می‌کند. به‌ جای برقراری تماس با هر شخص و انتظار جواب برای ارسال فایل به کاربر بعدی، شما می‌توانید از فرآیند‌های شیرپوینت استفاده کنید. تمام کاری که باید انجام دهید فعال‌سازی قابلیت Workflows و تعریف سیستم تایید برای فایل، لیست وکتابخانه داده شده است. حال وقتی یک سند یا تغییر نیاز به تایید شدن دارد، سیستم یک پیغام اتوماتیک به کاربران تعیین شده با یک درخواست تایید ارسال می‌کند. وظیفه می‌تواند به‌وسیله چندین کاربر به‌طور هم‌زمان اجرا شود و تمامی فرآیند به‌طور مداوم مانیتور می‌شود.

Co-Authoring - مشارکت برای نوشتن

Co-authoring یک قابلیت فوق‌العاده مفید شیرپوینت آنلاین است که در آن تعداد زیادی کاربر می‌توانند یک سند را در یک زمان ویرایش کنند. این امر کار تیمی را سریع‌تر و آسان‌تر می‌کند. اعضای تیم می‌توانند روی کارهای خود تمرکز کنند و نباید نگران این باشند که کاربران دیگر ایمیلی با نسخه به‌روز شده یک سند را دریافت کنند. این ثابت می‌کند که این قابلیت در زمانی که یک کارگزار باید محتوای ایجاد شده توسط یک فرد دیگر را ویرایش و اصلاح کند مفید است. معمولا ویرایشگر باید تا زمانی که متن تمام نشده منتظر بماند که به‌طور قابل توجهی فرآیند را کند می‌کند. زمانی‌که یک سند مستقیما از طریق شیرپوینت باز است هر دوی نویسنده و ویرایشگر می توانند بطور همزمان روی آن کار کنن که شدیدا زمان لازم برای به پایان رساندن وظیفه را کاهش می دهد.

Document Versions - نسخه‌های سند

به لطف امکان ویرایش و معرفی تغییرات به اسناد ذخیره شده در شیرپوینت، تمامی کاربران به نسخه جاری از یک سند دسترسی دارند. این یعنی تمامی کارگزاران به داده به‌روز شده دسترسی دارند و خطر اینکه کسی از اطلاعات نامعتبر استفاده کند وجود ندارد. به‌علاوه، شیرپوینت فقط جدیدترین نسخه از یک فایل را ذخیره نمی‌کند بلکه نسخه‌های قدیمی‌تر را نیز ذخیره می‌کند. این ویژگی کاربران را قادر می‌سازد تا یک سند را به نسخه قبلی بازیابی کنند و تصمیم بگیرند که چند نسخه و زیرنسخه اصلی درون حافظه شیرپوینت ذخیره شود. علاوه بر این، شما‌توانید تصمیم بگیرید که تغییرات معرفی شده به یک فایل باید توسط کاربر دیگری قبول شوند یا خیر. اگر تغییرات رد شوند، آن‌ها فقط برای گروه خاصی از کاربران که فایل را به‌عنوان پیش‌نویس می‌بینند قابل مشاهده هستند. بقیه تنها به نسخه اصلی سند دسترسی دارند.

Fast and Easy Permission Management - مدیریت سریع و آسان مجوز

قابلیت مهم دیگر که ذخیره‌سازی و کار کردن با اسناد را تا حد ممکن بسیار ساده می‌کند، امکان ایجاد گروه‌های شیرپوینتی با مجوز‌های مختلف است.هر گروه می‌تواند دسترسی متفاوتی به کتابخانه‌ها یا اسناد داشته باشد: شروع از یک مجوز فقط دیدنی، تا آن‌هایی که کاربران را قادر می‌سازد تا آیتم‌های جدید را ویرایش، حذف، یا ایجاد کنند و کتابخانه‌ها، اشخاص یا گروه‌ها و سطوح مجوزهای دسترسی به محتوای ذخیره شده را مدیریت کنند. علاوه بر آن‌، مجوزها می‌توانند روی سطوح مختلف کاربردی اعمال شوند: از مجموعه سایت‌ها (Site Collections) تا فایل‌ها و آیتم‌های لیست منحصر به فرد. به لطف این ویژگی شما می‌توانید مطمئن شوید که کاربران نامعتبر قادر به ویرایش، تغییر وحذف فایل‌ها نیستند.
گروه ساقه با برخوداری از متخصصین و کارشناسان حوزه فناوری، در زمینه شیرپوینت خدمات و محصولات مختلفی ارائه می‌کند. برای دریافت اطلاعات بیشتر می‌توانید همین حالا با ما تماس بگیرید.